Hạch toán và xuất hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên

Hạch toán và xuất hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên

Trong quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ phát sinh các khoản chi phí như: tặng quà nhân viên nhân dịch tết nguyên đán, tết tây, sinh nhật, trung thu … Vạy thì những khoản chi phí này có được đưa vào chi phí hợp lý hay không? Cần có những chứng từ nào để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý? …. Để giải đáp các thắc mắc nêu trên CAF sẽ chia sẻ nội dung này chi tiết nhất đến các bạn đọc nhé.

Chi phí hợp lý là gì? Cần đáp ứng những điều kiện gì?

Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là một loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên,…Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hạch toán và xuất hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên

Theo pháp luật và thực tế hiện nay “Chi phí hợp lý” được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,…. Những chi phí này sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

Những chi phí trong doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

– Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

– Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là các chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

– Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng có phải là các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.

>>> Xem thêm: Cách nộp lại quyết toán thuế TNDN

Hàng cho biêú tặng có phải xuất hoá đơn hay không?

Hàng cho biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ pháp lý quy định về hàng biếu tặng, cụ thể như sau:

Trích Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”;

Trích Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.

Theo đó, có thể kết luận rằng: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

>>> Xem thêm: Chi phí mua bánh trung thu tặng nhân viên hoặc khách hàng

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được quy định như sau:

Phần thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;

Phần hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;

Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;

Phần đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh;

Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ ghi nhận như hóa đơn thông thường.

>>> Xem thêm: Tiền thưởng lễ có được tính vào chi phí hợp lý

Cách hạch toán hàng cho biếu tặng công nhân viên công ty

Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên

Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Nợ 642 – Chi phí quản lý DN

Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm kiểm tra đối chiếu khi quyết toán thuế

Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Nợ 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi

Có 5111 – Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ

Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Nợ 632 – Giá vốn hàng bán

Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

>>> Xem thêm: Cách xử lý khi doanh nghiệp mua xe ô tô trên 1,6 tỷ

Quy định về các khoản chi phí cho nhân viên

Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên

Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

Có hợp đồng mua bán (nếu có);

Có hóa đơn mua quà tặng;

Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);

Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);

Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;

Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;

Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Doanh nghiệp cũng chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như quà tặng tết nguyên đán để những khoản chi quà tặng là bánh trung thu được ghi nhận là chi phí được trừ;

Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ như sau:

“Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng; chi hỗ trợ chi phí đi lại; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Điều kiện được ghi nhận là chi phí được trừ của những khoản biếu tặng cho nhân viên trong trường hợp này cũng tương tự như 2 trường hợp đã nêu trên.

Tuy nhiên đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

Dịch vụ kiểm toán CAF chúc quý doanh nghiệp thành công!